Estructura de un S.I.G.
Un sistema integrado usuario, maquina, implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la maquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza hardware, software, base de datos, procedimientos y manuales, modelos para el análisis de la planeación y el control en la toma de decisiones.
Estructura piramidal
La estructura de un SIG, es un soporte a la toma de decisiones, a las actividades administrativas y a las funciones organizacionales. Estos tres enfoques se sintetizarán dentro de la estructura del sistema de información gerencial. En esencia es una estructura conceptual que le permite a alguien la descripción del sistema de información existente o planeado.
El sistema de información gerencial se puede expresar como una estructura piramidal, la cual esta comprendida por varios niveles que describen el tipo de recurso utilizado en cada uno de ellos, los cuales se detalla a continuación.
La parte inferior de la pirámide esta comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones, preguntas sobre su estado, etc. (Personal de
oficina).
El siguiente nivel comprende los recursos de información, para apoyar las operaciones diarias de control (Primer nivel de Administradores).
El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planificación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo (Personal de especialistas).
El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios, para apoyar la planificación estratégica y la definición de políticas de los niveles más altos de la administración (Gerentes).
Cada nivel del procesamiento de información puede utilizar los datos suministrado por los niveles mas bajos; sin embargo también pueden introducirse nuevos datos, por Ej: parte de la información para apoyar la administración y la toma de decisión se suministra con base en los datos que se obtuvieron del procesamiento de transacciones, mientras que otra parte pueden provenir de los datos nuevos sobre las actividades externas a la organización.
Fases en el desarrollo de un S.I.G.
- Conceptualización: La Empresa debe esclarecer sus necesidades y lleva a cabo una evaluación inicial de las alternativas viables. Al analizar esta fase habrá elaborado un documento estratégico que presentará el curso de acción a seguir.
- Evaluación y diseño: La Empresa evalúa cuidadosamente los sistemas que podrían ser adquiridos. Si ésta ha decidido modificar un sistema existente o diseñar un sistema personalizado tendrá que analizar los problemas de diseño. En el caso que el sistema sea propuesto, involucra un análisis que recopile información, estudiando los sistemas y archivos existentes y llevando a acabo entrevistas, para determinar las necesidades de los usuarios.
- Desarrollo e implementación: La Empresa desarrolla (perfecciona o adapta) el sistema escogido y lo implementa. En esta fase se requieren varios pasos:
- La capacitación del personal del departamento usuario, la cual será decisiva, porque deberá incluir un entrenamiento detallado a nivel operacional, de aquellos que intervienen directamente en el sistema.
- La función de preparación de datos, que debe prever la conversión de los sistemas existentes podrá involucrar realizar un nuevo análisis, una corrección, clasificación y codificación masiva de los archivos existente.
- Mantenimiento: La Empresa examina aquellos aspectos que deberán ser tratados después de que el SIG ha sido desarrollado e implementado, el mantenimiento del sistema, las modificaciones y las auditorias periódicas que se deberán llevar a cabo para asegurar que el sistema funciona adecuadamente, al surgir nuevas necesidades de información, cambios en los datos de entradas o en los volúmenes y cargas de trabajo, así como circunstancias impredecibles o la aparición de nuevos equipos básicos o complementarios.
