Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas. La persona que toma este tipo de decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente.
Las decisiones programadas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluyen alternativas.
DECISIONES NO PROGRAMADAS:
También denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al mercado”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específica para este problema en concreto.
Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepcionales.
SISTEMA DE APOYO A DECISIONES (DSS)
Un sistema de soporte de decisiones, es una clase de sistema de información basado en computadoras, que incluye sistemas basados en el conocimiento, que soportan toma de decisiones. es una herramienta de Business Intelligence enfocada al análisis de los datos de una organización.
CARACTERISTICAS:
• Interactividad: Sistema computacional con la posibilidad de interactuar en forma amigable y con respuestas a tiempo real con el encargado de tomar decisiones.
• Tipo de decisiones: Apoya el proceso de toma de decisiones estructuradas y no estructuradas.
• Frecuencia de Uso: Tiene una utilización frecuente por parte de la administración media y alta para el desempeño de su función.
• Variedad de Usuarios: Puede emplearse por usuarios de diferentes áreas funcionales como ventas, producción, administración, finanzas y recursos humanos.
• Flexibilidad: Permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos: Autocráticos, Participativos, etc.
• Desarrollo: Permite que el usuario desarrollo de manera directa modelos de decisión sin la participación operativa de profesionales en informática.
• Interacción Ambiental: Permite la posibilidad de interactuar con información externa como parte de los modelos de decisión.
• Comunicación Inter-Organizacional: Facilita la comunicación de información relevante de los niveles altos a los niveles operativos y viceversa, a través de gráficas.
• Acceso a base de Datos: Tiene la capacidad de accesar información de las bases de datos corporativos.
• Simplicidad: Simple y fácil de aprender y utilizar por el usuario final.
FACTORES PARA EL ÉXITO DE UN DSS:
• Capacitación.
• Involucramiento.
• Experiencia de los usuarios.
• Apoyo de la alta dirección.
• Nivel de utilización.
• Novedad de la aplicación.
OBJETIVOS DEL DSS:
• Ayudar a los gerentes a tomar decisiones para resolver problemas semiestructurados.
Es
difícil encontrar problemas que sean totalmente estructurados o
totalmente carentes de estructura; casi todos son semiestructurados.
Esto implica que el DSS está dirigido al área en la que se encuentra la
mayor parte del problema.
• Apoyar el juicio del gerente en lugar de tratar de remplazarlo.
El
DSS no pretende suplantar al gerente. La computadora puede aplicarse a
la porción estructurada del problema, pero el gerente es responsable de
la parte no estructurada: aplicar su juicio o intuición y realizar el
análisis. El gerente y la computadora trabajan juntos para resolver
problemas que pertenecen a la amplia área semiestructurada.
• Mejorar la eficacia del gerente en la toma de decisiones, mas que su eficiencia.
El
objetivo del DSS no es hacer el proceso de toma de decisiones lo más
eficiente que sea posible. El tiempo del gerente es valioso y no debe
desperdiciarse, pero el principal beneficio de usar un DSS es tomar
mejores decisiones. Al tomar una decisión, el gerente no siempre trata
de encontrar la mejor. Algunos modelos matemáticos pueden encargarse de
eso. Sin embargo, en la mayor parte de los casos es el gerente el que
debe decidir cual alternativa es mejor. Es muy posible que el gerente
pueda dedicar un poco más de tiempo a afinar la solución de modo que se
acerque a la óptima, pero podría ser que el aumento en la precisión no
justifique la inversión adicion
SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES DE GRUPO (GDSS)
El sistema de apoyo a decisiones en grupo GDSS (Group decisión Support System), es un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) común, y que sirve como interfaz con un entorno compartido.
Otros términos para describir la aplicación de la tecnología de información a situaciones de grupo incluyen:
· Sistema de apoyo de grupos GSS (Group support system)
· Trabajo cooperativo apoyado por computadora CSCW (Computer supported cooperative work).
· Apoyo computarizado para trabajo colaborativo y sistemas de reuniones electrónico EMS, (electronic meeting system).
CARACTERISTICAS:
• Sistema Fácil de Aprender y Utilizar.
• Diseño orientado para el apoyo de Decisiones de Grupo.
• Sistema Especifico “Para resolver un Problema en Particular” ò General “para Varios Problemas.
• Ayuda al tomador de las Decisiones a Formular su Escenario de Decisión, Incluyendo diferentes Alternativas.
• Permite evaluar con facilidad el impacto de las Diferentes Alternativas.
• Interpretar el Impacto de la Decisión Versus los objetivos Planeados.
• Posibilita a Partir de una Pantalla en Común, Interactuar a Varios Decidores.
OBJETIVO PRINCIPAL DE GDSS:
Uno de los principales objetivos de los GDSS es lograr mayor productividad en el desarrollo de las juntas de trabajo e implica necesariamente aumentar la velocidad y calidad con que se toman las decisiones. Esto se logra en parte, a través de las aportaciones anónimas que pueden hacer los participantes con respecto a los temas que están en discusión. Además, las opiniones personales son desplegadas en la pantalla de todos los participantes, permitiendo la discusión abierta y anónima de temas difíciles, promoviendo la creatividad y participación sana de todos.
1. Recinto de Decisiones: Es el Ambiente para pequeños grupos de personas que se reúnen cara a cara. El recinto contribuye a la comunicación mediante una combinación de muebles, equipos y disposición.
2. Red de Decisiones de área Local: Algunas veces es imposible que un grupo pequeño de personas se reúna cara a cara, por eso se implementa que los miembros puedan interactuar a través de una red de área local ò LAN.
3. Sesión Legislativa: Si el grupo es Demasiado Grande para un recinto decisiones, impone ciertas restricciones sobre la comunicación ò se elimina la oportunidad de que todos los miembros tengan la misma participación.
4. Conferencia Mediada por Computadoras: Varia la aplicación de oficinas virtual permita la comunicación entre grupos grandes con miembros geográficamente dispersos.
GROUPWARE
Es un Tipo de programa informático que ayuda a un grupo de usuarios vinculados en una LAN, a organizar sus actividades.
TIPOS DE OPERACIONES QUE SOPORTA UN GROUPWARE:
* Listado de reuniones y asignación de recursos.
* E-mail.
* Protección de documentos por contraseñas.
* Utilidades telefónicas.
* Hojas informativas electrónicas.
* Distribución de archivos.
CATEGORÍAS DE GROUPWARE:
Es posible clasificar las herramientas de groupware en cuatro categorías principales:
1. Software de lluvia de ideas: Los responsables de resolver los problemas escriben sus ideas, ven las ideas de otros y comentan esas ideas en un formato estructurado. El producto final es un registro escrito de todas las ideas y comentarios.
2. Software de calificación y clasificación de alternativas: Los responsables de resolver problemas usan una lista de soluciones alternativas y las acomodan en orden o bien les asigna calificaciones. El software toma las evaluaciones y las combina en forma de una tabla o gráfica.
3. Software de consenso: El software informa a los tomadores de decisiones del grado de uniformidad de sus evaluaciones alternativas. Si no hay un acuerdo general, los que resuelven los problemas pueden continuar la discusión.
4. Software de autoría y sinopsis de grupos: Los responsables de resolver los problemas pueden crear un cuadro sinóptico de un informe escrito y cada uno puede hacer contribuciones independientes escribiendo secciones o haciendo sugerencias relacionadas con las secciones escritas por otros
IMPLEMENTACIÓN DE GROUPWARE:
Designar un proponente de groupware. El proponente deberá ser un gerente del más alto nivel quien será la fuerza impulsora para dar los pasos subsecuentes.
Escoger un proyecto piloto. En lugar de intentar una implementación que abarque toda la compañía, se debe escoger un proyecto con amplia visibilidad e impacto financiero importante.
Definir el problema. ¿Quienes deben resolver problemas? ¿Dónde están? ¿Cuántos hay? ¿Se comunicaran cara a cara? Las respuestas a estas preguntas determinan las funciones que el groupware debe realizar.
Seleccionar el groupware. Se evalúan los productos de groupware que al parecer son los mejores para satisfacer las necesidades, y se escogen los mejores.
Durante la realización de estos pasos, el proponente debe reconocer que el groupware afecta la cultura corporativa, porque cambia la forma en que la gente ataca los problemas, y debe dar suficiente tiempo para que se efectúe ese cambio. Además, el proponente debe estar preparado para enfrentar la resistencia causada por las políticas de la compañía y por las necesidades individuales.
FUNCIONES DE GROUPWARE:
• Correo electrónico.
• Facsímil.
• Mensajes de voz.
• Acceso a Internet.
• Sistema de tablero de boletines.
• Agenda personal.
• Agenda de grupo.
• Conferencia electrónica.
• Administrador de tareas.
• Videoconferencia.
• Acceso a base de datos.
• Formatos electrónicos.
• Documentos de grupo.
OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE APOYO A DECISIONES
Un sistema de apoyo a la toma de decisiones tiene como objetivo permitir capturar, procesar, almacenar y distribuir información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución, además de ayudar a dichos directivos y personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos en un ambiente intensivo de información.
Las necesidades de información pueden ser relativas a hechos presentes o a situaciones futuras, con el objetivo de realizar una dirección proactiva. Las necesidades de información se agrupan según las unidades organizativas de la empresa y las aplicaciones que cada una de ellas lleve a cabo. Resulta importante la necesidad de información sobre el entorno, implicando un mecanismo de observación que provea constantemente información relativa a los principales factores estratégicos: competencia, tecnología y política, entre otros. Igualmente, resulta una constante el análisis de información sobre aspectos claves de la organización como producción, recursos humanos y finanzas, entre otros. La elección o combinación de diversos procedimientos, lógicamente dependerá de las condiciones específicas de cada empresa u organización y de los individuos que la componen.
