Taller Nro. 8

Sistemas Basados en Conocimientos 

¿Qué opinión tienen sobre este curso y su facilitadora? 
    Me encanto la pedagogía utilizada por la profesora y el manejo de las herramientas como el uso del Blog  en la estrategia de comunicación online. Un blog es el único espacio exclusivamente tuyo, además de la web, que te va a permitir potenciar los objetivos de tu estrategia de comunicación online. Los blogs auto-gestionados como el actual evitan la necesidad de contar con conocimientos técnicos para su mantenimiento y, por tanto, son la herramienta perfecta para cualquier tipo de usuario, ya sea básico como avanzado.
    Actualmente los blogs son un medio de difusión de contenido de gran importancia en Internet, que proporcionan no solo información sino que se han consolidado también como un lugar para debatir entre visitantes y suscriptores. Los blogs son los medios de comunicación online, independientes, de referencia para quienes necesitan contrastar opiniones, noticias e información.

¿Qué críticas constructivas tienen? 
Ninguna, me gusto la modalidad y los conocimientos adquiridos durante la cátedra.

¿Qué le quitarían? 
Nada.

¿Qué le agregarían? 
Le agregaría que los estudiantes realicen mas mapas mentales en el desarrollo de cada taller, lo que obligaría más a leer y el entendimiento sería mayor.

¿Qué le cambiarían? 
Nada.

¿Qué les gusto? 
La modalidad en remoto y el investigar sobre la creación y desarrollo de un blog, hace la materia mas dinámica e interactiva. Sobre todo porque esta herramienta se utiliza muchísimo en las organizaciones y nos orientan a tener un conocimiento más amplio sobre su aplicación y manejo.

¿Qué no les gusto? 
Todo me gusto.

¿Sugerencias? 
Ninguna.

¿Cómo puede ser mejorado? 
La profesora nos guió en todo momento durante el desarrollo del Blog, las mejoras se pueden hacer a través de imágenes originales destacadas según el tema, ya que con respecto a varios blog que logré detallar las imágenes eran poco atractivas, por eso una de mis principales metas fue agregar imágenes acordes con el tema tratado y que el usuario que lea el contenido se identifique.

Alumna: Ilmar Rodríguez - C.I: 15.106.901

Taller Nro. 7

La Oficina Virtual

   Puede definirse como un negocio empresarial que no cuenta con sede física o también se concibe como una forma, cada vez más habitual, de establecer una relación con una organización mediante la utilización de las tecnologías de la información.

    Actualmente, gracias a las nuevas tecnologías y a Internet, es posible que cualquier persona, sin importar el momento y el lugar, trabaje en una empresa situada en el otro extremo del mundo con la misma eficiencia que si se encontrara en sus oficinas. A esto, por cierto, se le conoce como el trabajo remoto. o el trabajar desde casa.

    Un estudio realizado por Intuit estima que en el año 2020 aproximadamente el 40% de los norteamericanos serán freelancers o trabajadores a distancia.

   Otro estudio realizado por The Economist Intelligence Unit, del diario económico The Economist, afirma que el 78% de los entrevistados trabaja o ha trabajado en un equipo remoto. Además, entre aquellos que todavía no lo han hecho, el 25% creen que lo harán en los próximos años.

    Trabajar remoto o desde casa se ha convertido en un “must” para las empresas en estos últimos años. Muchas empresas transnacionales han decido realizar outsourcing en otros países ya sea por motivos económicos o por razones de expansión de la misma empresa. El trabajo remoto se puede aplicar a muchas profesiones. Las más comunes son aquellas relacionadas con marketing, periodismo, informática y traducción. La asesoría legal y las carreras administrativas también son buenas candidatas para esta opción. Y, a pesar de que una gran cantidad de trabajos no se puedan realizar desde casa (trabajos científicos y de seguridad, administración pública), algunas compañías permiten que se haga el trabajo administrativo desde casa por lo menos una vez a la semana.

    Los objetivos principales de esta nueva y genial modalidad de trabajo son lograr un balance entre la flexibilidad y la seguridad de la estructura laboral, conciliar la vida familiar y la laboral sin tener que sacrificar una o la otra, además de mejorar el nivel de competitividad y rendimiento de las empresas.

    Hay muchas ventajas que vienen con trabajar desde casa, sin embargo, también viene con sus respectivas desventajas. Lo más importante que hay que tomar en cuenta al tomar la decisión de trabajar remoto es que hay que saber organizarse. Para una persona desorganizada, no debe desligar lo personal de lo profesional y tiene muchas distracciones a su alrededor, el trabajo remoto no es para ella. En cambio, para una persona organizada, el teletrabajo puede ser una gran ventaja para su vida en general: tiene un horario flexible, puede llevar una vida menos limitada ya que no tiene a un jefe supervisando constantemente, puede pasar más tiempo con su familia, siempre y cuando esté cumpliendo con su trabajo, ahorro de tiempo y dinero debido a que no tiene que desplazarse a la oficina, menos estrés, Lo más importante es saber administrar el tiempo para lograr los objetivos y así ser más eficiente. Además, se ha comprobado que las personas trabajan más rápido y mejor fuera del ambiente laboral.

    Trabajar desde casa puede tener algunas desventajas, sin embargo, son más los aspectos positivos que los negativos. El “work from home” llegó para quedarse y es hora de que las compañías se adapten a esta nueva modalidad de trabajo.

¿Cómo puedo llevar el trabajo remoto a mi empresa?

   Actualmente, existen múltiples herramientas colaborativas de trabajo en la nube. Vinculadas a las principales plataformas de correo electrónico, encontramos soluciones para compartir archivos e incluso para editarlos colaborativamente en tiempo real. También existen sistemas de comunicación instantánea que permiten simultáneamente compartir datos o presentaciones.

AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS

    La automatización de oficina puede ser definida como el concepto que envuelve la

interacción de personas en una oficina que usa tecnología para alcanzar sus objetivos.

    La tecnología de la oficina involucra equipos como computadores, procesadores de

palabras, impresoras, copiadoras, sistemas de telecomunicación, etc. Con estos equipos, las actividades de las oficinas tales como el procesamiento de datos, procesamiento de

palabras, correo electrónico, gráficos, y computación personal son apoyados. Con el uso de

sistemas automatizados, el personal de oficina esta en mejor posición para contribuir a los

objetivos de la organización.


SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS, PAPEL QUE DESEMPEÑA EN LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS. 

    Un sistema de automatización de oficinas (OAS) es una aplicación de tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica.

    El papel que desempeñan es la automatización de los procesos de oficinas donde manejan y controlan documentos, programan actividades y comunican.

Aplicaciónes de la automatización de oficina:

PROCESAMIENTOS DE TEXTO: Tecnología de la automatización de la oficina que facilita la creación de documentos mediante la edición, el formateo, el almacenamiento y la impresión computarizada de textos. Se refiere al software y hardware que crea, edita, formatea, almacena e imprime documentos.

CORREO ELECTRÓNICO (E-MAIL): es unservicio de red que permite mandar y recibir mensajes con múltiples destinarios o receptores, situados en cualquier parte del mundo.

CORREO DE VOZ: es un sistema centralizado de manejo de mensajes telefónicos para un gran grupo de personas. Permite a los usuarios recibir, almacenar y gestionar mensajes de voz de las personas que le llaman cuando se encuentra ausente o con la línea ocupada.

AGENDA ELECTRÓNICA: es un asistente digital personal o computadora de bolsillo diseñada para tener uso de calendario, lista de contactos, bloc de notas, recordatorios.

AUDIOCONFERENCAS: es la interacción entre grupos de personas en dos o más sitios en tiempo real usando telefonía de alta calidad, movilidad, y manos libres. Utiliza redes de comunicaciones convencionales como POTS e ISDN.

VIDEOCONFERENCIAS: es un sistema interactivo que permite a varios usuarios mantener una conversación virtual por medio de la transmisión en tiempo real de video, sonido y texto a través de Internet.

CONFERENCIAS POR COMPUTADORAS: implica el uso de una computadora conectada a la red para que participantes con una caracteristica en común intercambien información.

TRANSMISIÓN DE FAX: es la transmisión telefónica de material escaneado impreso (tanto texto como imágenes), normalmente a un número de teléfono conectado a una impresora o a otro dispositivo de salida.

VIDEOTEX: una aplicación interactiva que permite difundir, a través de una red de telecomunicación, información de forma paginada suministrada por un sistema informático y visualizada sobre un terminal y una línea telefónica.

AUTOEDICION: la posibilidad de integrar textos y gráficos en una sola aplicación informática, gracias a este tipo de programas, una sola persona puede controlar todo el proceso de una publicación, evitando así la dispersión que anteriormente suponía disponer de un escribiente, un redactor, un fotocompositor y un impresor. La autoedición supone hoy en día una revolución equiparable a la que en su día supuso la aparición del Procesador de Textos o las Bases de Datos.

SISTEMAS DE IMÁGENES DE DOCUMENTOS: Sistemas que convierten documentos e imágenes a una forma digital para poder almacenar y acceder a ellos en una computadora. Los sistemas de imágenes de documentos convierten documentos e imágenes a una forma digital para poder almacenarlos y acceder a ellos en computadora. 



EXPLICACIÓN EN LA RELACIÓN DE LA OFICINA VIRTUAL Y LA AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS

Considero que gracias a la automatización de oficinas que no sólo hizo crecer las relaciones interpersonales y la productividad surgió la creación de la oficina virtual. Por lo tanto, la tecnología que hace posible la oficina virtual es la automatización de la oficina. Con el avance de las comunicaciones y las aplicaciones antes mencionadas es posible el trabajo en remoto, la flexibilidad laboral y la motivación de profesionales que les guste trabajar desde sus casas o donde quiera que esten.

VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS:


Ayuda al logro de los objetivos organizacionales: contribuye al esfuerzo de las personas que quieren lograr los objetivos empresariales.

Incrementa la productividad: incrementa la producción de los trabajadores con relación a las horas trabajadas.

Incremento en las ganancias: si la productividad aumenta, los gastos disminuyen, entonces incrementan las ganancias.

Optimización del equipo de trabajo: la automatización mejora las capacidades humanas y compensa las limitaciones laborales.

Mejora en la velocidad de la producción de la oficina: el tiempo para crear, procesar, almacenar y distribuir información es reducido.

Mejora la calidad de la producción de la oficina: la información mejora su apariencia, exactitud y es suministrada a tiempo.

Mejora la toma de decisiones: los gerentes reciben rápidamente información importante que puede reflejar alternativas para la solución a problemas.

Mejora el control sobre el trabajo de oficina: los gerentes pueden tener información mas detallada de la eficiencia del trabajador de oficina, frecuentemente evaluada por equipos computarizados.

La conexión de sistemas de oficina: los usuarios pueden ser conectados con otros trabajadores para lograr una comunicación más eficiente.

Mejora la calidad del ambiente de trabajo: el trabajo puede ser más interesante, satisfactorio debido a la eliminación de rutinas y tareas repetitivas.

Provisión de nuevos servicios: la organización puede ofrecer a sus clientes nuevos servicios tales como la conexión a través de redes para agilizar las ordenes de entrada o para hacer seguimiento a sus ordenes.

DESVENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS.

Naturaleza de la automatización de oficina: sin conocimiento del valor de la

automatización de oficina, los gerentes pueden resistirse al cambio.

Justificación de los costos: muchos beneficios de la automatización de oficina son

intangibles lo que hace difícil justificar los costos a la gerencia.

Procedimientos organizacionales: nuevos sistemas tecnológicos frecuentemente

desplazan procedimientos tradicionales.

Personas: entrenamiento, despidos, pueden ocurrir cuando la automatización es

implementada.

Vendedores: incompatibilidad de equipos, obsolescencia de modelos, vendedores

ineficientes hacen de la selección de equipos una tarea dura.

Software: algunos paquetes son inapropiados, difíciles de aprender y necesitan

muchas modificaciones para satisfacer las necesidades de la organización.

Seguridad: Como más miembros de la organización tienen acceso a los

computadores, hay mas acceso a archivos de la organización.

Legalidad: el crecimiento del uso de computadoras presenta un incremento en las

oportunidades de crimen basado en computadoras, tales como transferencia ilegal de fondos o robo de datos computarizados. 

Taller Nro. 6

Sistemas de Apoyo a Decisiones

DECISIONES PROGRAMADAS:

     

   Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas. La persona que toma este tipo de decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente.

   Las decisiones programadas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluyen alternativas.

DECISIONES NO PROGRAMADAS: 

    También denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al mercado”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específica para este problema en concreto.

    Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepcionales.

SISTEMA DE APOYO A DECISIONES (DSS)

    Un sistema de soporte de decisiones, es una clase de sistema de información basado en computadoras, que incluye sistemas basados en el conocimiento, que soportan toma de decisiones. es una herramienta de Business Intelligence enfocada al análisis de los datos de una organización.

CARACTERISTICAS:

• Interactividad: Sistema computacional con la posibilidad de interactuar en forma amigable y con respuestas a tiempo real con el encargado de tomar decisiones. 

• Tipo de decisiones: Apoya el proceso de toma de decisiones estructuradas y no estructuradas. 

• Frecuencia de Uso: Tiene una utilización frecuente por parte de la administración media y alta para el desempeño de su función. 

• Variedad de Usuarios: Puede emplearse por usuarios de diferentes áreas funcionales como ventas, producción, administración, finanzas y recursos humanos. 

• Flexibilidad: Permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos: Autocráticos, Participativos, etc. 

• Desarrollo: Permite que el usuario desarrollo de manera directa modelos de decisión sin la participación operativa de profesionales en informática. 

• Interacción Ambiental: Permite la posibilidad de interactuar con información externa como parte de los modelos de decisión. 

• Comunicación Inter-Organizacional: Facilita la comunicación de información relevante de los niveles altos a los niveles operativos y viceversa, a través de gráficas. 

• Acceso a base de Datos: Tiene la capacidad de accesar información de las bases de datos corporativos. 

• Simplicidad: Simple y fácil de aprender y utilizar por el usuario final. 

FACTORES PARA EL ÉXITO DE UN DSS: 

• Capacitación. 

• Involucramiento.

• Experiencia de los usuarios. 

• Apoyo de la alta dirección. 

• Nivel de utilización. 

• Novedad de la aplicación.

OBJETIVOS DEL DSS:

• Ayudar a los gerentes a tomar decisiones para resolver problemas semiestructurados. 
Es difícil encontrar problemas que sean totalmente estructurados o totalmente carentes de estructura; casi todos son semiestructurados. Esto implica que el DSS está dirigido al área en la que se encuentra la mayor parte del problema. 

• Apoyar el juicio del gerente en lugar de tratar de remplazarlo.
El DSS no pretende suplantar al gerente. La computadora puede aplicarse a la porción estructurada del problema, pero el gerente es responsable de la parte no estructurada: aplicar su juicio o intuición y realizar el análisis. El gerente y la computadora trabajan juntos para resolver problemas que pertenecen a la amplia área semiestructurada.

• Mejorar la eficacia del gerente en la toma de decisiones, mas que su eficiencia.
El objetivo del DSS no es hacer el proceso de toma de decisiones lo más eficiente que sea posible. El tiempo del gerente es valioso y no debe desperdiciarse, pero el principal beneficio de usar un DSS es tomar mejores decisiones. Al tomar una decisión, el gerente no siempre trata de encontrar la mejor. Algunos modelos matemáticos pueden encargarse de eso. Sin embargo, en la mayor parte de los casos es el gerente el que debe decidir cual alternativa es mejor. Es muy posible que el gerente pueda dedicar un poco más de tiempo a afinar la solución de modo que se acerque a la óptima, pero podría ser que el aumento en la precisión no justifique la inversión adicion

SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES DE GRUPO (GDSS)

    El sistema de apoyo a decisiones en grupo GDSS (Group decisión Support System), es un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) común, y que sirve como interfaz con un entorno compartido.

Otros términos para describir la aplicación de la tecnología de información a situaciones de grupo incluyen:

· Sistema de apoyo de grupos GSS (Group support system)

· Trabajo cooperativo apoyado por computadora CSCW (Computer supported cooperative work).

· Apoyo computarizado para trabajo colaborativo y sistemas de reuniones electrónico EMS, (electronic meeting system).

CARACTERISTICAS:

• Sistema Fácil de Aprender y Utilizar.

• Diseño orientado para el apoyo de Decisiones de Grupo.

• Sistema Especifico “Para resolver un Problema en Particular” ò General “para Varios Problemas.

• Ayuda al tomador de las Decisiones a Formular su Escenario de Decisión, Incluyendo diferentes Alternativas.

• Permite evaluar con facilidad el impacto de las Diferentes Alternativas.

• Interpretar el Impacto de la Decisión Versus los objetivos Planeados.

• Posibilita a Partir de una Pantalla en Común, Interactuar a Varios Decidores.

OBJETIVO PRINCIPAL DE GDSS:

    Uno de los principales objetivos de los GDSS es lograr mayor productividad en el desarrollo de las juntas de trabajo e implica necesariamente aumentar la velocidad y calidad con que se toman las decisiones. Esto se logra en parte, a través de las aportaciones anónimas que pueden hacer los participantes con respecto a los temas que están en discusión. Además, las opiniones personales son desplegadas en la pantalla de todos los participantes, permitiendo la discusión abierta y anónima de temas difíciles, promoviendo la creatividad y participación sana de todos.

1. Recinto de Decisiones: Es el Ambiente para pequeños grupos de personas que se reúnen cara a cara. El recinto contribuye a la comunicación mediante una combinación de muebles, equipos y disposición.

2. Red de Decisiones de área Local: Algunas veces es imposible que un grupo pequeño de personas se reúna cara a cara, por eso se implementa que los miembros puedan interactuar a través de una red de área local ò LAN.

3. Sesión Legislativa: Si el grupo es Demasiado Grande para un recinto decisiones, impone ciertas restricciones sobre la comunicación ò se elimina la oportunidad de que todos los miembros tengan la misma participación.

4. Conferencia Mediada por Computadoras: Varia la aplicación de oficinas virtual permita la comunicación entre grupos grandes con miembros geográficamente dispersos.

GROUPWARE

Es un Tipo de programa informático que ayuda a un grupo de usuarios vinculados en una LAN, a organizar sus actividades.

TIPOS DE OPERACIONES QUE SOPORTA UN GROUPWARE:

* Listado de reuniones y asignación de recursos.

* E-mail.

* Protección de documentos por contraseñas.

* Utilidades telefónicas.

* Hojas informativas electrónicas.

* Distribución de archivos.

CATEGORÍAS DE GROUPWARE: 

Es posible clasificar las herramientas de groupware en cuatro categorías principales: 

1. Software de lluvia de ideas: Los responsables de resolver los problemas escriben sus ideas, ven las ideas de otros y comentan esas ideas en un formato estructurado. El producto final es un registro escrito de todas las ideas y comentarios. 

2. Software de calificación y clasificación de alternativas: Los responsables de resolver problemas usan una lista de soluciones alternativas y las acomodan en orden o bien les asigna calificaciones. El software toma las evaluaciones y las combina en forma de una tabla o gráfica. 

3. Software de consenso: El software informa a los tomadores de decisiones del grado de uniformidad de sus evaluaciones alternativas. Si no hay un acuerdo general, los que resuelven los problemas pueden continuar la discusión. 

4. Software de autoría y sinopsis de grupos: Los responsables de resolver los problemas pueden crear un cuadro sinóptico de un informe escrito y cada uno puede hacer contribuciones independientes escribiendo secciones o haciendo sugerencias relacionadas con las secciones escritas por otros

IMPLEMENTACIÓN DE GROUPWARE:

Designar un proponente de groupware. El proponente deberá ser un gerente del más alto nivel quien será la fuerza impulsora para dar los pasos subsecuentes.

Escoger un proyecto piloto. En lugar de intentar una implementación que abarque toda la compañía, se debe escoger un proyecto con amplia visibilidad e impacto financiero importante.

Definir el problema. ¿Quienes deben resolver problemas? ¿Dónde están? ¿Cuántos hay? ¿Se comunicaran cara a cara? Las respuestas a estas preguntas determinan las funciones que el groupware debe realizar.

Seleccionar el groupware. Se evalúan los productos de groupware que al parecer son los mejores para satisfacer las necesidades, y se escogen los mejores.

Durante la realización de estos pasos, el proponente debe reconocer que el groupware afecta la cultura corporativa, porque cambia la forma en que la gente ataca los problemas, y debe dar suficiente tiempo para que se efectúe ese cambio. Además, el proponente debe estar preparado para enfrentar la resistencia causada por las políticas de la compañía y por las necesidades individuales.

FUNCIONES DE GROUPWARE:

• Correo electrónico. 

• Facsímil. 

• Mensajes de voz. 

• Acceso a Internet. 

• Sistema de tablero de boletines. 

• Agenda personal. 

• Agenda de grupo. 

• Conferencia electrónica. 

• Administrador de tareas. 

• Videoconferencia. 

• Acceso a base de datos. 

• Formatos electrónicos.

• Documentos de grupo.

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE APOYO A DECISIONES

    Un sistema de apoyo a la toma de decisiones tiene como objetivo permitir capturar, procesar, almacenar y distribuir información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución, además de ayudar a dichos directivos y personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos en un ambiente intensivo de información. 

    Las necesidades de información pueden ser relativas a hechos presentes o a situaciones futuras, con el objetivo de realizar una dirección proactiva. Las necesidades de información se agrupan según las unidades organizativas de la empresa y las aplicaciones que cada una de ellas lleve a cabo. Resulta importante la necesidad de información sobre el entorno, implicando un mecanismo de observación que provea constantemente información relativa a los principales factores estratégicos: competencia, tecnología y política, entre otros. Igualmente, resulta una constante el análisis de información sobre aspectos claves de la organización como producción, recursos humanos y finanzas, entre otros. La elección o combinación de diversos procedimientos, lógicamente dependerá de las condiciones específicas de cada empresa u organización y de los individuos que la componen.

Taller Nro. 5

Sistemas de Información Gerencial

Explicación sobre el texto agregado en el Taller para analizar:

En cuanto a la definición antes planteada considero que un sistema de información gerencial es un sistema informático que proporciona a los administradores las herramientas para organizar, evaluar y gestionar eficientemente los departamentos dentro de una organización. Con el fin de proporcionar, la información actual y la predicción, un sistema de información de gestión puede incluir software que ayuda en la toma de decisiones, los recursos de datos, tales como bases de datos , los de hardware recursos de un sistema, sistemas de soporte de decisiones , la gestión de personal y gestión de proyectos de aplicaciones , y cualquier proceso informático que permiten al departamento para ejecutar sus procesos de manera eficiente.

Por otra parte, los Sistemas de Información Basados en Computadoras, se llaman de esta manera porque todos son sistemas que utilizan la tecnologia para ser aplicados, los mismos se dividen en:

• Sistemas de Información Contables
• Sistemas de Información Gerencial
• Sistema de Apoyo a Decisiones
• Oficina Virtual (Automatización de Oficinas)
• Sistemas Basados en Conocimiento

Dentro de su implementación a nivel general se encuentran tres objetivos principales:

• Automatización de procesos operativos.
• Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
• Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Cada modalidad de sistema desempeña un importante papel en el control y la coordinación de muchas partes o componentes de una organización o una empresa. Cada uno se definen como Sistemas de Información pero presentan diferentes objetivos, funciones y características, los cuales es importante diferenciar a la hora de utilizarlos.

Los Gerentes utilizan un sistema de información gerencial para crear informes de todo tipo durante un tiempo determinado en periodos cortos y prolongados, que les proporcionan una visión global de toda la información que necesitan para tomar decisiones que van desde pequeños detalles diarios a la estrategia de nivel superior, sistemas de información de gestión que hoy en día dependen en gran medida de la tecnología para recopilar y presentar los datos. El gerente normalmente analiza los problemas de negocio y luego diseña y mantiene las aplicaciones informáticas para resolver los problemas de la organización.

Cuadro comparativo sobre las diferencias que existen entre un sistema de información contable y un sistema de información gerencial.

Sistema de Información Contable	Sistema de Información Gerencial
Es un recurso contable que permite el manejo óptimo y eficaz de la información financiera y nominal de la empresa.	Es un recurso organizacional que proporciona información a grupos de gerentes con necesidades similares.
Es implementado para establecer y mantener el control en el procesamiento de datos.	Es implementado por Gerentes y no Gerentes para la toma de decisiones.
Manejan datos detallados de auditoria de principio a fin para crear un rastro en la cronologia de actividades.	Identifica los problemas ayudando a los Gerentes a entenderlos para poder resolverlos.
Abarca sólo una parte de la organización y también busca proporcionar información contable para resolver problemas financieros.	Abarca toda la organización y buscar proporcionar información para resolver problemas.
Se basan en la recolección, manipulación y almacenamiento de datos.	Se basan en modelos para representar un objeto o una actividad, como son: físicos, narrativos, gráficos y matemáticos.

Talle Nro. 4

Sistemas de Información Contable

   Un sistema de información contable es aquel que comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.

     La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:

• Contabilidad financiera o la contabilidad externa.
• Contabilidad de costos o contabilidad interna.

     
    La contabilidad financiera: muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa.´

  La contabilidad de costos: estudia las relaciones costos, beneficios, volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.

Tareas que realiza 

Recolección de datos: Consiste en reunir los datos que describen cada una de las acciones internas de la organización y sus transacciones con el entorno.  

Manipulación de datos: Consiste en utilizar los datos recolectados para luego convertirlos en información a través de las siguientes operaciones: clasificación, ordenamiento, cálculo y resumen.

Almacenamiento de datos: Consiste en guardar todas las transacciones y acciones de la empresa  en medios de almacenamiento secundario. 

Preparación de documentos: Consiste en las salidas de los documentos que pueden ser por acción o por un plan, si es por acción se producen salidas cuando algo sucede y si es por un plan se producen las salidas en una fecha determinada. 

Sistemas de Información Contables más utilizados en Venezuela

     A continuación los 6 Sistemas de información contable en Venezuela:

1. Software E-Profit:

     Es un sistema estándar de comercio electrónico, integrado al sistema de gestión empresarial Profit Plus Administrativo; que permite gestionar las ventas a través de Internet.

     Este sistema contable cuenta con las principales características:

• Ventas por Internet tanto a clientes frecuentes como eventuales.
• Cobros vía tarjeta de crédito, depósitos, y cheques.
• Estados de cuenta ON LINE para clientes.
• Catálogos de Productos, existentes y precios.
• Manejo de promociones especiales.
• Facturación o pedidos, en línea.
• Registro de cotizaciones y almacenamiento de las mismas.
• Asignación de Password y login para usuarios.
• Manejo de envíos con sus costos.
• Manejo de dos idiomas.
• Monitoreo de las operaciones vía e-mail definible por usuarios, administradores y responsables de procesos.
• Posibilidad de personalizar los estilos de las páginas.
• Múltiples reportes en línea por usuario.
• Las transacciones realizadas a través de eprofit, son actualizadas automáticamente en el sistema Profit Plus Administrativo.
• La información que se muestra en esta aplicación cumple con todos los requerimientos para gestionar las ventas a través del comercio electrónico.
• Eprofit es de fácil acceso y navegación, por lo cual está dirigido a cualquier usuario.

     

2. SAP

     Es un sistema informático que sirve para brindar información. Se alimenta de los datos que se cargan y procesan dentro de un entorno, y el sistema se encarga (de acuerdo a la configuración realizada por el usuario -consultores SAP) de producir con esos datos en información útil para la toma de decisiones y la exposición de esos datos de forma tal que puedan ser interpretados por los interlocutores interesados. Sus aplicaciones son las siguientes: 

• Administración: Ofrece herramientas que permiten personalizar y realizar copias de seguridad de los datos, definir tipos de cambio de divisas, configurar permisos y alertas y acceder a información procedente de software externo a SAP.
• Contabilidad financiera: Gestiona todas las transacciones financieras, incluyendo el libro mayor general, configuración y mantenimiento de cuentas, asientos en el diario, ajustes en divisa extranjera y presupuestos.
• Ventas y distribución: Ayuda a crear presupuestos, introducir pedidos de clientes, configurar entregas, actualizar balances de inventario y gestionar todas las facturas y cuentas por cobrar.
• Compras: Gestiona y mantiene contratos y transacciones de proveedores, incluyendo la emisión de órdenes de compra, la actualización de los datos del stock, el cálculo del valor de los artículos importados, la gestión de devoluciones y créditos y el procesamiento de pagos.

3. SAINT

     El Sistema Administrativo Interdependiente es un programa de aplicaciones administrativas diseñado para ayudar a la gerencia en el proceso de toma de decisiones en la empresa usando métodos cuantitativos.

     Es un sistema que puede ser operado por varios usuarios al mismo tiempo en redes de hasta 999 estaciones y actualiza los archivos de datos en forma inmediata.

     Posee un módulo administrativo en donde se concentran todos los procesos rutinarios de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, manejo de inventarios, clientes, proveedores, vendedores, tarjetas de crédito, servicios, servidores y análisis de ésta información a través de numerosos reportes ya configurados para facilitar su manejo. También cuenta con un módulo de compra y de venta.

     El programa Saint controla las operaciones contables de una o varias empresas con reportes adecuados a las exigencias de compañías manejadas eficazmente que cumplen con la normativa legal y fiscal y satisface los requisitos de cualquier institución financiera. Cuenta con un poderoso instrumento que permite gestionar la información desde el punto de vista comercial, es un sistema de clasificación de asientos que se denomina tipos de asiento haciendo más fácil la agrupación de la información contable al momento de generar un comprobante contable.

4. Gálac Software     

     El sistema de Contabilidad de Gálac Software es el programa más completo para llevar la contabilidad con máxima rapidez y exactitud. Está adaptado a la normativa contable vigente en Venezuela. Además, con solo vaciar la información de un plan de cuentas y de los comprobantes contables del periodo se obtienen todos los informes asociados de manera automática: balances generales, mayores analíticos, balance de comprobación, listado de cuentas, entre muchos otros informes que facilitarán de manera importante el  trabajo diario. Maneja centros de costo, auxiliares, activos fijos y trabaja simultáneamente en varios periodos contables si así lo requiere. Permite también llevar el análisis de estructura de costos  (Ley Orgánica de Precios Justos – LOPJ) según la normativa vigente de una manera rápida, fácil y efectiva.

5. JD Edwards Enterprise

   Es una solución que abarca las diferentes áreas de gestión de cualquier entidad, pensada para pequeñas y medianas empresas. Se caracteriza por tener una base de datos única y aplicaciones previamente integradas. Se caracteriza por: 

• Horizontalidad/Verticalidad: Orientada a todo tipo de empresa en general, considerando por tanto un alto grado de horizontalidad. Paralelamente también tiene desarrolladas soluciones verticales de JD Edwards diseñadas específicamente para la pequeña y mediana empresa.
• Escalabilidad: Permite un número ilimitado de usuarios con acceso simultáneo, así como hacer crecer la solución a medida que crece la empresa ya que puede implementar nuevas aplicaciones (tanto módulos ya desarrollados como nuevas funcionalidades) a medida que cambian las necesidades de la empresa.
• Modularidad: Está completamente estructurada en módulos independientes e interrelacionados. Se pueden implementar sólo aquellos módulos que se necesiten.

 Además ofrece una amplia gama de funciones específicas de la industria para evitar desarrollar soluciones personalizadas o invertir en otros productos.

6. SISCONT

     Es un software contable, multiempresa, doble moneda; cuenta con módulos de tesorería, créditos y cobranzas, caja chica, unidades de negocio (centro de costos) y presupuestos. Agiliza y facilita el ingreso de documentos, cuenta con asistentes de una sola pantalla y un motor de base de datos para recibir documentos en línea desde cualquier sistema. Los informes son presentados en pantallas de consulta que facilitan su impresión o exportación en formato Excel. Una opción adicional a los informes gerenciales es la posibilidad de modificar, agregar y eliminar vouchers en cualquier mes, actualizando automáticamente la contabilidad y la gestión en línea. El Software contable financiero considerado el más fácil y rápido de usar para las Pymes, con más de 15 años de experiencia y miles de usuarios en Latinoamérica. Cuenta con representación en Chile y Colombia. 

     SISCONT: Es un sistema integral para el área contable y financiera, el cual actualiza al solo ingreso de un voucher (comprobante contable) todos los libros contables, así como los informes para la toma de decisiones; realiza el cálculo que solicite, es capaz de actualizar moneda extranjera y calcula la utilidad y pérdida generada por diferencia de cambio entre la provisión y cancelación de documentos. Todos sus procesos son realizados en línea, es decir, si es modificado un voucher en enero, otro usuario podría estar consultando diciembre y el balance se encuentra actualizado al momento.

Proceso de un Sistema de Información Contable

Taller Nro. 3

Metodología del Ciclo de Vida de los Sistemas

   El ciclo de vida de los sistemas de información es el proceso en el cual, para su desarrollo mantiene una metodología, a través de un conjunto de tareas y actividades diversas que siguen un patrón ordenado, en forma descendiente, hasta que llega a una fase en la cual vuelve a repetirse el proceso en el mismo orden con la finalidad de implementarse un sistema o subsistema de información basado en computadora.

FASES:

1. Planificación: En esta fase la gerencia establece una serie de actividades y mecanismos de control con la finalidad de definir el alcance del proyecto, detectar posibles áreas problema, establecer el orden de las tareas a realizarse y el control de los niveles de desempeño y los métodos de medición.
   
   
   
   
   
2. Análisis: Consiste en examinar y estudiar un sistema existente con el propósito de diseñar un sistema nuevo o mejorado, en este análisis se especifica lo que el sistema debe hacer.
   
   
3. Diseño: Es la determinación de los procesos y datos que un nuevo sistema requiere, también se decide la estructura general que tendrá el sistema.
   
   
   
   
4. Implementación: Es la adquisición e integración de los recursos físicos y conceptuales que producen un sistema funcional, es decir, seleccionar las herramientas adecuadas y la información necesaria. La elección de estas herramientas dependerá en gran parte de las decisiones del diseño que se haya adoptado y del entorno en el que el sistema deberá funcionar.
   
   
   
   
5. Uso: Es la fase donde comienza a usarse el sistema, y dura hasta que llegue el momento de rediseñarlo y este rediseño requiere la repetición del ciclo.

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