Taller Nro. 1

Modelo General de Sistemas de la Compañía

Modelos
     Un modelo es la representación en el sistema de información gerencial de los procesos que utilizan los gerentes con el propósito de definir una situación y las partes que la componen, siempre con el fin de mejorar el entendimiento y los criterios para resolver los problemas.
     Existe una combinación porque esté a su vez nos indica como deben ser y las funciones que adopta un gerente en cuanto a los modelos, como algunos que representa la actividad de forma muy específica, mientras que con otros son de manera muy general

     Podemos decir también que el modelo es la representación esquemática o conceptual de un fenómeno, que representa una teoría o hipótesis de cómo dicho fenómeno funciona.

Tipos de modelos
     Los gerentes utilizan los modelos para representar problemas que son precisos de resolver. Los modelos se clasifican en cuatro (4) tipos de modelos básicos, como lo son:

·         Modelos físicos.

·         Modelos narrativos.

·         Modelos gráficos.

·         Modelos matemáticos.

Modelos físicos

     Es una representación tridimensional de su entidad, estos lo usan los gerentes en el mundo de los negocios cuando se incluyen modelos a escalas, por ejemplo: de centros comerciales y prototipos de automóviles nuevos. El modelo físico es probable que sea el de menor valor, porque para un gerente no es necesario ver algo de una forma física para lograr entender el objetivo y llegar a la solución del problema.

Modelos narrativos

     Este es el modelo que el gerente sigue a diario y rara vez lo reconocen como modelo, este tipo de modelo  describe la entidad con palabras verbales o escritas para que el que escuche o lea puedan entenderla a partir de la narrativa. Todas las comunicaciones en los negocios son de manera narrativa.

Modelos gráficos

     Este también es uno de los modelos más utilizados, ya que representa la entidad mediante una abstracción de líneas, símbolos y figuras, en los negocios este lo utilizan para comunicar información, por ejemplo: informes anuales, exposiciones entre otras para comunicar balances, costos en fin cuando se quiere realizar alguna comparación de actividades.

Modelos matemáticos
     A este tipo de modelo se le presta gran interés ya que es el mejor moldeado para los negocios, por lo que decimos que cualquier fórmula o ecuación forma parte de este tipo de modelo.  Una ventaja es la precisión con que describe la relación entre las partes de un objeto y su capacidad de predicción.

Recursos Físicos: 

     También conocidos como recursos materiales, son todos los bienes tangibles, en poder de la empresa, que son susceptibles de ser utilizados para el logro de los objetivos de la misma.

Ejemplos de recursos físicos son:

- Bienes inmuebles: oficinas, galpones, terrenos, campos.
- Maquinaria.
- Automóviles y Camiones.
- Insumos para la producción: materiales, químicos.
- Material de oficina: computadoras, escritorios, muebles, impresoras, teléfonos.
- Productos terminados: disponibles para la venta o almacenados.


Recursos Conceptuales

     Son utilizados para la representación de la información y el conocimiento; útil para graficar determinada información o proceso, lo que permite obtener una mejor visualización de lo que se quiere representar y/o comunicar.

    Corresponden al área del saber, es decir, los hechos, fenómenos y conceptos que los gerentes pueden “aprender”. Dichos recursos pueden transformarse en aprendizaje si se parte de los conocimientos previos que el gerente posee.

    Los recursos conceptuales pueden ser utilizados en la construcción de mapas de navegación.

Organigramas
    Los organigramas son recursos esquemáticos que representan una relación jerárquica entre personas en una organización o entendimiento.
Mapas de ideas o semánticos

    Se utilizan para ordenar las lluvias de ideas o Brainstorming, o diferentes significados de un concepto. Permite el desarrollo de aprendizaje colaborativo y el estudio de diferentes soluciones a una misma problemática, la organización del conocimiento y el trabajo en equipos.

Mapas mentales
    Utilizados para memorización relacionando con líneas diferentes conceptos; en la representación de algoritmos, protocolos médicos. Permiten una visualización mental de lo que se quiere aprender o representar, vinculado con la estructura mental del individuo que lo representa.

Diagramas de flujo
    Para la mejora y control de procesos. Son muy utilizados en la ingeniería de software para la descripción de la secuencia de operaciones que debe realizar el programa que se pretende construir. Permite ver las posibles alternativas de tránsito en la solución de un problema.

Mapas cognitivos
    Permiten resolver multitud de problemas de localización, orientación, comprensión y desplazamiento, es un dibujo o imagen del entorno físico que una persona posee en su mente y que le permite desplazarse en ese medio de forma adaptativa.

Mapas de conocimientos
    En recursos humanos y gestión del conocimiento se utilizan los Mapas de Conocimientos, mediante ellos se elabora una representación de las competencias de los diferentes trabajadores para así optimizar los recursos, es sinónimo de Mapa de Competencias.

Gráficos pert
    Utilizados fundamentalmente en la planificación y control de procesos, vienen del mundo de la ingeniería y la arquitectura pero son muy útiles para el trabajo en equipo y sobre todo para controlar las demoras y fallos en los plazos de un plan.

Matriz DAFO
    La matriz DAFO, recurso muy usado en Planificación Estratégica, es una herramienta de análisis. DAFO son las siglas que se corresponden a: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades, de la matriz se obtiene una visión genérica de la situación interna y del entorno externo de la organización y de su lectura se derivan las estrategias de mejora enfocadas a Corregir, Afrontar, Mantener, Explotar.

Mapa conceptual
    Los mapas conceptuales ayudan a estructurar el conocimiento, tienen importancia para el desarrollo del Aprendizaje y la creación de nuevos conocimientos. En la Educación a Distancia adquieren una importancia significativa ya que permite al profesor hacer una presentación más clara de la estructura de los cursos, los contenidos a impartir y obtener una valoración adecuada del aprendizaje de los estudiantes.

Sistema Físicos

    Compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. Como por ejemplo: las maquinas, el hardware. 
    También se define como un sistema abierto que interactúa con el entorno a través de los recursos físicos.  

Sistema
     Es un grupo de elementos que se integran con el propósito de lograr un objetivo en común.

El Sistema Conceptual
    Es un conjunto organizado de definiciones, nombres, símbolos y otros instrumentos de pensamiento o comunicación. Ejemplos de sistemas conceptuales son las matemáticas, la lógica formal, la nomenclatura binomial o la notación musical.

    Gracias al Sistema conceptual se presenta el control, el cual se logra por medio de un ciclo de retroalimentación el cual proporciona una serie de paso para que a través de estos viaje la información para evaluar el desempeño del sistema y determinar si se requieren acciones correctivas.

    Otro ejemplo es el sistema conceptual que generalmente controla el sistema físico consiste en tres elementos clave: gerencia, procesador de información y estándares.

Control gerencial

    Es un proceso que asegura al gerente el logro de sus objetivos, mediante la obtención y uso adecuado de los recursos en forma efectiva.

    Es responsabilidad de los altos niveles dentro de la empresa, generalmente recae en el Gerente General de la compañía, ya que son éstos los que llevan a cabo este tipo de control, y consiste en asegurarse de obtener los recursos necesarios y utilizarlos eficientemente en el logro de los objetivos de la organización. Algunas características son:

· Focalizar la acción a los programas o las unidades organizacionales.

· La información debe comparar lo planeado con lo realizado.

· Se encuentra inmerso en todas las actividades de la empresa.

· Es periódico, programado, rítmico.

· Debe ser íntegro.

    Este proceso puede darse por informes, encuestas, gráficos, entre otros que incluyan información sobre el volumen de producción, costos de distribución, análisis de venta, entre otros; con la finalidad de crear alguna salida. Mostrando todos los productos y se interesa por los productos que más ventas tienen con la intención de incrementar sus ventas igual o mejor manera.

Estándares: 
    Es el comportamiento esperado para una meta que establece un nivel deseado de desempeño, lo motiva y sirve como parámetro de comparación contra el cual se evalúa el desempeño real.

    Para que el gerente ejerza control sobre su área de responsabilidad, se requiere dos ingredientes. Primero, debe haber información que describa lo que el área está logrando. Segundo, debe haber estándares de desempeño que reflejen lo que el área debería lograr.

    Podemos definir un objetivo como la meta general que un sistema deba alcanzar. Un sistema debe tener al menos un objetivo, pero es común que haya varios. Normalmente, los objetivos se plantean en términos generales. Para que los gerentes puedan controlar el sistema, necesitan algo más específico que los objetivos, y es aquí donde entran los estándares. Un estándar es una medida del desempeño aceptable, que idealmente se plantea en términos específicos.

     El gerente usa los estándares para controlar el sistema físico comparando el desempeño real, que se refleja en los informes del procesador de información, con los estándares. Los resultados de la comparación determinan si es necesario tomar medidas.


Administración por Excepción
    Es un estilo que el gerente adopta al intervenir en las actividades solo cuando se sale del intervalo de desempeño aceptable, para que el gerente practique la administración por excepción, es preciso establecer estándares en forma de límites tanto superior como inferior del desempeño aceptable.

La administración por excepción ofrece tres ventajas básicas que son las siguientes:

1. El gerente no desperdicia tiempo vigilando actividades que se estén realizando de manera normal.
2. Puesto que se toma menos decisiones.
3. La atención se concentra en las oportunidades, además de las cosas que no están funcionando bien. 

    En la administración por excepción es una capacidad fundamental para el Sistemas de Información Basados en Computadoras hace posible, si el Sistemas de Información Basados en Computadoras asuma parte de la responsabilidad de vigilar el sistema físico el gerente puede utilizar su tiempo de manera más eficaz.

Factores críticos para el éxito
    Es una de las actividades de la compañía que influye mucho en la capacidad de la compañía para alcanzare sus objetivos.

Los factores críticos de éxito de la empresa SERVICIOS IMPRIME 360, S.A:

• Calidad y precios competitivos
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Diferencias entre Sistema de Ciclo Abierto y Sistema de Ciclo Cerrado 

Sistemas de ciclo abierto

     No existe retroalimentación o conexión con el entorno del sistema para efectuar cambios necesarios en la misma.

      Cuando no existe una relación entre la salida de un producto o servicio y las personas que lo adquieren es imposible saber que se esta presentando alguna falla que debería ser reparada.

     Un ejemplo de sistema de lazo abierto es el semáforo. La señal de entrada es el tiempo asignado a cada luz (rojo, amarilla y verde) de cada una de las calles. El sistema cambia las luces según el tiempo indicado, sin importar que la cantidad de tránsito varíe en las calles.

Sistemas de ciclo cerrado

     Una organización que cuente con un sistema de ciclo cerrado está cumpliendo con el ciclo de retroalimentación y con el mecanismo de control necesario para controlar las salidas y así realizar ajustes a sus próximas entradas.

     Un equipo de aire acondicionado es un sistema de lazo cerrado, ya que cuenta con un sensor que permanentemente registra la temperatura ambiente, y con un comparador, que determina sí la temperatura es la deseada. Si es necesario corregirla, el comparador da la señal para que esto ocurra.

Ejemplo de la vida real "Sistema de Ciclo Abierto y Sistema de Ciclo Cerrado" en las organizaciones

Por: Ilmar Rodriguez

    Actualmente considero que podemos aplicar el Sistema de Ciclo Abierto a un Gerente que no sepa liderar a su personal, donde no exista una retroalimentación por parte del equipo de trabajo, donde exista desinterés y división, donde no exista un sistema de mejora con sus empleados, donde el Gerente piense sólo en su bienestar y los suyos sin importarle su equipo de trabajo. 

    Mientras que cuando nos encontramos a un Gerente que sabe liderar al equipo, que maneje el barco en la misma dirección, que trabaje en equipo, que le guste el trabajo y conserve al personal con sólo dar su ejemplo y cultivar el sentido de pertenencia en la organización, que motive al equipo de trabajo, que exista una retroalimentación día a día destacando las áreas de mejora y apoyando por el mejor desempeño de las mismas. Cuando nos encontramos con un Gerente de este estilo es cuando se presenta un Sistema de Ciclo Cerrado, el cual debería adoptarse en todas las organizaciones.

Esquema de Ciclo Abierto

   

Esquema de Ciclo Cerrado

El Modelo General de Sistemas de la Compañía "Servicios Imprime 360, S.A"

     Servicios Imprime 360, S.A, es una Imprenta  que nace en el año 2015 con el propósito de convertir los producto y servicios tradicionales de una imprenta de la mano de la tecnología en un e-commerce, basado en el concepto Web to Print, ofreciendo soluciones de impresión de facturas y otros documentos a través de Internet, cumpliendo con las regulaciones y normas vigentes del SENIAT.

     Servicios Imprime 360, S.A, sigue los más altos estándares de calidad apoyado en un moderno y novedoso concepto de impresión, contamos con modernos equipos de impresión digital y de última tecnología, lo que nos permite ofrecer sin lugar a dudas elementos diferenciadores y notables frente al servicio tradicional de impresión de facturas y otros documentos regidos por las normativas del SENIAT, para garantizar el éxito del proyecto y poder cumplir con una de nuestras propuestas de Valor que es la entrega en cuatro días, nos apoyamos en el servicio de un courrier de reconocida experiencia a nivel Nacional como Grupo Zoom.

    La imprenta se dedica a la elaboración de documentos fiscales autorizados por el SENIAT, empleando para la realización de los mismos el proceso de impresión Web to Print, método a través del cual obtiene productos de buena calidad.
    La empresa elabora productos tales como: facturas, tarjetas de presentación, facturas tipo serie, formas continuas, formas libres, facturas de contingencia, entre otros.
    Los productos antes mencionados son elaborados en distintos tipos de papel así como en diversos tamaños y colores, de acuerdo con las necesidades y gustos del cliente.

Flujo de materiales

     Los materiales de entrada son recibidos gracias a los proveedores de materia prima. Estos materiales son almacenados hasta que se requiera ser utilizados. Asimismo, pasan a la actividad de producción para la impresión del material y el envío al cliente a través del Courrier Grupo Zoom.

     El Área de corte y procesos finales por ejemplo es la que se lleva a cabo  el corte  del material utilizado  en  la impresión y dependiendo del tipo de producto, se procede a la ejecución de alguna o algunas de las siguientes tareas: encuadernación, engomado, empastado, engrape, perforado, compaginación, refile, guillotinadora, máquina para alzado y/o pegado. Por ende el flujo de materiales es: 

• Papel.
• Pega.
• Bolígrafos. 
• Material de oficina. 
• Regla. 
• Grapas. 
• Tijeras. 
• Cajas para embalaje. 
• Papel burbuja para protegerlos productos. 
• Bolígrafos.
• Tonner.
• Bloc de notas.
• Papel Glasé 300.
• Resmas.

Flujo de personal

     El ingreso de personal se realiza gracias al reclutamiento del área de recursos humanos para posteriormente asignarlos a diferentes áreas funcionales. Mientras están en esas áreas, los empleados intervienen en el proceso de operaciones, despacho y producción, ya sea de manera directa o indirecta. Generalmente la salida de personal se realiza por parte del mismo trabajador o por incumplimiento de sus actividades laborales. Las siguientes personas trabajan en la organización: 

• Analistas de Operaciones. 
• Analistas de Atención al cliente.
• Analistas de Producción.
• Analistas de Despacho.
• Coordinadores de Producción y Operaciones. 
• Diseñadores gráficos.
• Gerente de Finanzas. 
• Gerente de Diseño y Mercadeo. 
• Gerente de Sistemas y 
• Director de la empresa.

Flujo de máquinas

     Las máquinas se obtienen de proveedores y generalmente permanecen en la empresa por largos periodos, desde la fundación de la empresa las maquinas como las impresoras por ejemplo se han renovado 2 veces aproximadamente.

      El área de producción de la organización es la zona en donde se encuentran ubicadas las distintas máquinas utilizadas para la impresión y por ende, en donde se lleva a cabo el tiraje de los distintos productos. Las máquinas utilizadas son: 

• Impresoras.
• Aíre acondicionado.
• Máquina de alzado.
• Guillotnadora.
• Máquina de perforado.
• Computadoras.
• Escaner.

Flujo de dinero

     El dinero se obtiene de los ingresos que genera la imprenta gracias a las ventas y diferentes estrategias de marketing digital.

• Clientes.
• Ventas.
• Alquiler del local.
• Servicios de internet, luz, aseo.
• Pago de Proveedores
• Pago de Personal.
• Revendedores.
• Marketing.
• Publicidad.
• Mercadeo.
• Redes Sociales.

GRÁFICOS DE LA ORGANIZACIÓN 

"SERVICIOS IMPRIME 360, S.A"

 COMO EXPLICACIÓN PARA EL MODELO GENERAL DE SISTEMAS