El enfoque de sistemas se originó fundamentalmente en dos campos. En el de las comunicaciones donde surgieron los primeros Ingenieros de sistemas cuya función principal consistía en aplicar los avances científicos y tecnológicos al diseño de nuevos sistemas de comunicación. En el campo militar durante la segunda guerra mundial y en particular durante la Batalla de la Gran Bretaña surgió la necesidad de optimizar el empleo de equipo militar, radar, escuadrillas de aviones. etc.
Entre los acontecimientos que han tenido mayor impacto en el desarrollo de sistemas debe destacarse el descubrimiento de la programación lineal en 1947 y la introducción de la computadora digital. Ambos han sido instrumentales en el avance del enfoque de sistemas al permitir el estudio cuantitativo de sistemas caracterizado por un gran número de variables.
El enfoque sistémico caracteriza al desenvolvimiento de ideas de sistemas en sistemas prácticos y se debe considerar como la acción de investigación para concretar el uso de conceptos de sistemas en la conclusión de problemas.
- SÍNTOMAS: son las señales o las alertas que nos indican que existe un problema o que va a suceder a futuro. Los síntomas son condiciones producidas por el problema. Es común que el gerente vea los síntomas y no el problema. El ciclo de retroalimentación llama la atención del gerente hacia los síntomas pero estos no cuentan toda la historia, el gerente debe buscar debajo de los síntomas para encontrar la verdadera causa del problema.
- PROBLEMA: es un determinado asunto o situación que requiere de una solución, otra definición seria; son los elementos que obstaculizan el normal y correcto desempeño de cualquier proceso.
- SOLUCIÓN: es la respuesta eficaz a un problema o situación no deseable; o el resultado positivo de un proceso.
La solución de un problema debe ser la que mejor permita alcanzar sus objetivos, lo que se refleja en los estándares del desempeño del sistema. Estos estándares describen el estado deseado (lo que el sistema debe lograr) y el estado actual (lo que el sistema está logrando). Si el estado actual y el deseado son iguales no hay problemas, pero si son diferentes algún problema es la causa y debe resolverse.
- TOMA DE DECISIONES: es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre varias opciones o formas para resolver algún problema o varias situaciones no favorables.
Es obligación del gerente identificar las soluciones alternativas que siempre existen. Este es un paso del proceso de resolución del problema en el que las computadoras no han sido de mucha ayuda.
Una vez que se han identificado las alternativas, puede usarse el sistema de información para evaluarlas individualmente, esta evaluación debe tener en cuenta las restricciones que pudieran haber, tanto internas como externas.
Una vez que se han identificado las alternativas, puede usarse el sistema de información para evaluarlas individualmente, esta evaluación debe tener en cuenta las restricciones que pudieran haber, tanto internas como externas.
- DECISIÓN: es la determinación o la opción que tenemos antes una situación o problema.
- RESTRICCIONES: es el impedimento o la limitación a la hora de realizar alguna actividad o tarea.
Llamamos a un problema semejante problema estructurado por que consta de elementos y relaciones entre ellos que entienden muy bien el responsable de resolver los problemas.
Por otra parte, puede haber problemas que el gerente no entienda denominados problemas no estructurados. Un problema no estructurado es aquel que no contienen elementos ni relaciones entre elementos que entiendan bien quien tiene que resolver los problemas.
Hay muy pocos problemas estructurados o totalmente carentes de estructura en una organización. En la mayor parte de los casos el problema se clasifica como
Por otra parte, puede haber problemas que el gerente no entienda denominados problemas no estructurados. Un problema no estructurado es aquel que no contienen elementos ni relaciones entre elementos que entiendan bien quien tiene que resolver los problemas.
Hay muy pocos problemas estructurados o totalmente carentes de estructura en una organización. En la mayor parte de los casos el problema se clasifica como
semiestructurado porque el gerente entiende de manera imperfecta los elementos y sus relaciones. Un problema semiestructurado es aquel que contiene elementos o relaciones que entiende la persona que debe resolver los problemas.
Las computadoras pueden resolver los problemas estructurados sin que el gerente intervenga, en cambio el gerente tiene que realizar casi todo el trabajo de resolución de problemas no estructurados.
Las computadoras pueden resolver los problemas estructurados sin que el gerente intervenga, en cambio el gerente tiene que realizar casi todo el trabajo de resolución de problemas no estructurados.
- PROBLEMA ESTRUCTURADO: son aquellos cuya solución depende de una serie de pasos. El conjunto de datos es conocido y debe seguirse una secuencia conocida, un problema estructurado con datos idénticos siempre tendrá la misma solución.
- PROBLEMA NO ESTRUCTURADO: en estos problemas no hay un conjunto ordenado que nos permita llegar a una solución óptima, ya sea porque no hay información suficiente sobre los factores que afectan la solución o porque existen muchos factores que garanticen una solución correcta.
- PROBLEMA SEMI ESTRUCTURADO: son aquellos que son estructurados o no estructurados cualquiera de los dos.
DEFINICIÓN Y FASES
El enfoque de sistemas son las actividades que determinan un objetivo general y la justificación de cada uno de los subsistemas, las medidas de actuación y estándares en términos del objetivo general, el conjunto completo de subsistemas y sus planes para un problema especifico.
El enfoque de sistemas consiste en tres fases:
- El trabajo de preparación el cual prepara al gerente para resolver el problema, proporcionando una orientación de sistemas.
- El trabajo de definición consiste en identificar el problema a resolver y luego entenderlo.
El trabajo de resolución implica identificar soluciones alternativas, evaluarlas, seleccionar la que parezca mejor implementar esa solución y efectuar un seguimiento para asegurar que el problema efectivamente se haya resuelto.
El sistema de información basado en computadoras sirve como apoyo al aplicar el enfoque de sistema. Un subsistema de información basado en computadoras como el sistema de apoyo a decisiones, el sistema basado en conocimientos o el de la oficina virtual, puede apoyar una decisión individual. El enfoque de sistemas sirve como puente entre el problema y el sistema de información basado en computadoras, la cual proporciona un marco de referencia para las diversas decisiones.
Fase I: Trabajo de preparación
Paso 1. Ver la compañía como un sistema
Paso 2. Reconocer el sistema ambiental
Paso 3. Identificar los subsistemas de la compañía.
Fase II: Trabajo de definición
Paso 4. Proceder del nivel de sistema al nivel de subsistemas.
Paso 5. Analizar las partes del sistema en cierto orden.
Fase III: Trabajo de resolución
Fase III: Trabajo de resolución
Paso 6. Identificar soluciones alternativas
Paso 7. Evaluar las soluciones alternativas
Paso 8. Seleccionar la mejor solución
Paso 9. Implementar la solución
Paso 10. Dar seguimiento para asegurar que la solución sea Eficaz.
EXPLICACIÓN
FASE I: TRABAJO DE PREPARACIÓN
Paso 1. Ver la compañía como un sistema
Es posible gracias a la ayuda del modelo general de sistemas, por ende, es necesario entender como la compañía se ajusta al modelo.
Paso 2. Reconocer el sistema ambiental.
Esto se relaciona con la compañía y su entorno.
Paso 3. Identificar los Subsistemas de la Compañía.
Los subsistemas principales de la compañía pueden asumir diversas formas. La gerencia de alto nivel toma de decisiones que se filtra hacia abajo por la organización. La compañía crea los productos y servicios en el nivel inferior y la información que describe esa actividad fluye hacia arriba a través de la organización. El gerente puede usar flujos de recursos como criterio para dividir la compañía en subsistemas. La forma de organización funcional logra esto hasta cierto punto. Cuando un gerente logra ver la compañía como un sistema de subsistema, el gerente ha finalizado los trabajos de preparación y esta listo para la resolución del problema.
FASE II: TRABAJOS DE DEFINICIÓN
Los trabajos de definición consisten en crear conciencia que existe un problema (identificación del problema) y aprender a buscar la solución (comprensión del problema).
Los trabajos de definición reciben el estimulo de una señal de retroalimentación que indica que las cosas están mejorando o empeorando.
El trabajo de definición consta de dos pasos:
Paso 4. Proceder del nivel del sistema al nivel de subsistema. Cuando el gerente trata de entender el problema inicia su análisis con el sistema por lo cual es responsable. El sistema puede ser la compañía o una de sus unidades. De ahí el análisis procede hacia abajo por la jerarquía, nivel por nivel. Es importante entender que el sistema puede existir en cualquier nivel. El análisis puede dirigirse a cualquier subsistema de la compañía. El propósito de este análisis descendente es identificar el nivel del sistema en el que radica la causa del problema.
Paso 5. Analizar las partes del sistema en cierto orden. El gerente analiza los elementos del sistema en secuencia de acuerdo a la prioridad de cada elemento en el proceso de resolución de problemas, el cual se hace de la siguiente manera.
a. Evaluar estándares: los estándares de desempeño de un sistema generalmente se expresan en forma de planes, presupuestos y cuotas.
b. Comparar las salida del sistema con los estándares. Una vez que el gerente esta satisfecho con los estándares lo siguiente que hace es evaluar las salidas del sistema comparándolas con los estándares y si el sistema esta cumpliendo con sus estándares no hay necesidad de continuar con los enfoques de sistemas para resolución de problemas.
c. Evaluar la gerencia: se realiza una evaluación critica de la gerencia y la estructura de la organización del sistema con la finalidad de verificar si existe un equipo gerencial tanto de cantidad como de calidad requerida.
d. Evaluar el procesador de información: es posible que se cuente con un buen equipo gerencial pero este no recibe la información que necesita.
e. Evaluar las entradas y los recursos de entrada: se analizan tanto los recursos físicos del elemento de entrada del sistema como los recursos que fluyen a través de ese elemento, por ejemplo los materiales pedidos a los proveedores.
f. Evaluar los procesos de transformación: procedimientos y practicas ineficientes podrían estar causando dificultades en la transformación de entradas en salida. La automatización, el diseño asistido por computadora son ejemplos modernos de esfuerzos por resolver el problema.
g. Evaluar los recursos de salida: aquí consideramos los recursos físicos del elemento de salida del sistema. Por ejemplo, el personal y las maquinas del área de embarque y la flotilla de camiones de entrega.
FASE III. TRABAJOS DE RESOLUCIÓN
El trabajo de resolución implica considerar las alternativas factibles, seleccionarla mejor e implementarla.
Paso 6. Identificar soluciones alternativas: el gerente identifica diferentes formas de resolver el mismo problema, esto es mas fácil si el gerente es experimentado y puede aplicar soluciones que han funcionado en el pasado.
Paso 7. Evaluar las soluciones alternativas: es necesario considerar las ventajas y desventajas de cada alternativa. Todas las alternativas deben evaluarse empleando los mismos criterios de evaluación: medidas de que también una alternativa resolverá el problema.
Paso 8. Seleccionar la mejor solución:
- Análisis: una evolución sistemática de opciones considerando sus consecuencias sobre las metas de la organización.
- Juicio: un gerente de mano factura aplica su experiencia e intuición para evaluar la disposición de una nueva propuesta.
- Negociación: negociaciones entre varios gerentes: aquí es donde puede verse mas fácilmente la verdadera influencia de las políticas de la compañía.
Paso 9. Implementar la solución: Es necesario implementar tal solución si el problema no se resuelve con solo escoger la mejor solución.
Paso 10. Efectuar seguimiento para asegurarse que la solución sea eficaz: el gerente debe mantenerse al tanto de la situación para asegurar que la solución logre el resultado deseado.
El gerente al prepararse para resolver un problema, ve la compañía como un sistema, entiende el entorno de la compañía e identifica los subsistemas de la compañía.
Al definir el problema, el gerente procede de un nivel de sistema a uno de subsistema y analiza las partes del sistema en una secuencia especifica. Al resolver el problema, el gerente identifica soluciones alternativas, las evalúa, selecciona la mejor, la implementa y realiza un seguimiento para asegurarse de que la solución funciona.
Al definir el problema, el gerente procede de un nivel de sistema a uno de subsistema y analiza las partes del sistema en una secuencia especifica. Al resolver el problema, el gerente identifica soluciones alternativas, las evalúa, selecciona la mejor, la implementa y realiza un seguimiento para asegurarse de que la solución funciona.
