Sistemas de Información Contable
Un sistema de información contable es aquel que comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.
La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:
- Contabilidad financiera o la contabilidad externa.
- Contabilidad de costos o contabilidad interna.
La contabilidad financiera: muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa.´
La contabilidad de costos: estudia las relaciones costos, beneficios, volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.
Tareas que realiza
Recolección de datos: Consiste en reunir los datos que describen cada una de las acciones internas de la organización y sus transacciones con el entorno.
Manipulación de datos: Consiste en utilizar los datos recolectados para luego convertirlos en información a través de las siguientes operaciones: clasificación, ordenamiento, cálculo y resumen.
Almacenamiento de datos: Consiste en guardar todas las transacciones y acciones de la empresa en medios de almacenamiento secundario.
Preparación de documentos: Consiste en las salidas de los documentos que pueden ser por acción o por un plan, si es por acción se producen salidas cuando algo sucede y si es por un plan se producen las salidas en una fecha determinada.
Sistemas de Información Contables más utilizados en Venezuela
A continuación los 6 Sistemas de información contable en Venezuela:
1. Software E-Profit:
Es un sistema estándar de comercio electrónico, integrado al sistema de gestión empresarial Profit Plus Administrativo; que permite gestionar las ventas a través de Internet.
Este sistema contable cuenta con las principales características:
- Ventas por Internet tanto a clientes frecuentes como eventuales.
- Cobros vía tarjeta de crédito, depósitos, y cheques.
- Estados de cuenta ON LINE para clientes.
- Catálogos de Productos, existentes y precios.
- Manejo de promociones especiales.
- Facturación o pedidos, en línea.
- Registro de cotizaciones y almacenamiento de las mismas.
- Asignación de Password y login para usuarios.
- Manejo de envíos con sus costos.
- Manejo de dos idiomas.
- Monitoreo de las operaciones vía e-mail definible por usuarios, administradores y responsables de procesos.
- Posibilidad de personalizar los estilos de las páginas.
- Múltiples reportes en línea por usuario.
- Las transacciones realizadas a través de eprofit, son actualizadas automáticamente en el sistema Profit Plus Administrativo.
- La información que se muestra en esta aplicación cumple con todos los requerimientos para gestionar las ventas a través del comercio electrónico.
- Eprofit es de fácil acceso y navegación, por lo cual está dirigido a cualquier usuario.
2. SAP
Es un sistema informático que sirve para brindar información. Se alimenta de los datos que se cargan y procesan dentro de un entorno, y el sistema se encarga (de acuerdo a la configuración realizada por el usuario -consultores SAP) de producir con esos datos en información útil para la toma de decisiones y la exposición de esos datos de forma tal que puedan ser interpretados por los interlocutores interesados. Sus aplicaciones son las siguientes:
- Administración: Ofrece herramientas que permiten personalizar y realizar copias de seguridad de los datos, definir tipos de cambio de divisas, configurar permisos y alertas y acceder a información procedente de software externo a SAP.
- Contabilidad financiera: Gestiona todas las transacciones financieras, incluyendo el libro mayor general, configuración y mantenimiento de cuentas, asientos en el diario, ajustes en divisa extranjera y presupuestos.
- Ventas y distribución: Ayuda a crear presupuestos, introducir pedidos de clientes, configurar entregas, actualizar balances de inventario y gestionar todas las facturas y cuentas por cobrar.
- Compras: Gestiona y mantiene contratos y transacciones de proveedores, incluyendo la emisión de órdenes de compra, la actualización de los datos del stock, el cálculo del valor de los artículos importados, la gestión de devoluciones y créditos y el procesamiento de pagos.
3. SAINT
El Sistema Administrativo Interdependiente es un programa de aplicaciones administrativas diseñado para ayudar a la gerencia en el proceso de toma de decisiones en la empresa usando métodos cuantitativos.
Es un sistema que puede ser operado por varios usuarios al mismo tiempo en redes de hasta 999 estaciones y actualiza los archivos de datos en forma inmediata.
Posee un módulo administrativo en donde se concentran todos los procesos rutinarios de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, manejo de inventarios, clientes, proveedores, vendedores, tarjetas de crédito, servicios, servidores y análisis de ésta información a través de numerosos reportes ya configurados para facilitar su manejo. También cuenta con un módulo de compra y de venta.
El programa Saint controla las operaciones contables de una o varias empresas con reportes adecuados a las exigencias de compañías manejadas eficazmente que cumplen con la normativa legal y fiscal y satisface los requisitos de cualquier institución financiera. Cuenta con un poderoso instrumento que permite gestionar la información desde el punto de vista comercial, es un sistema de clasificación de asientos que se denomina tipos de asiento haciendo más fácil la agrupación de la información contable al momento de generar un comprobante contable.
4. Gálac Software
El sistema de Contabilidad de Gálac Software es el programa más completo para llevar la contabilidad con máxima rapidez y exactitud. Está adaptado a la normativa contable vigente en Venezuela. Además, con solo vaciar la información de un plan de cuentas y de los comprobantes contables del periodo se obtienen todos los informes asociados de manera automática: balances generales, mayores analíticos, balance de comprobación, listado de cuentas, entre muchos otros informes que facilitarán de manera importante el trabajo diario. Maneja centros de costo, auxiliares, activos fijos y trabaja simultáneamente en varios periodos contables si así lo requiere. Permite también llevar el análisis de estructura de costos (Ley Orgánica de Precios Justos – LOPJ) según la normativa vigente de una manera rápida, fácil y efectiva.
5. JD Edwards Enterprise
Es una solución que abarca las diferentes áreas de gestión de cualquier entidad, pensada para pequeñas y medianas empresas. Se caracteriza por tener una base de datos única y aplicaciones previamente integradas. Se caracteriza por:
- Horizontalidad/Verticalidad: Orientada a todo tipo de empresa en general, considerando por tanto un alto grado de horizontalidad. Paralelamente también tiene desarrolladas soluciones verticales de JD Edwards diseñadas específicamente para la pequeña y mediana empresa.
- Escalabilidad: Permite un número ilimitado de usuarios con acceso simultáneo, así como hacer crecer la solución a medida que crece la empresa ya que puede implementar nuevas aplicaciones (tanto módulos ya desarrollados como nuevas funcionalidades) a medida que cambian las necesidades de la empresa.
- Modularidad: Está completamente estructurada en módulos independientes e interrelacionados. Se pueden implementar sólo aquellos módulos que se necesiten.
Además ofrece una amplia gama de funciones específicas de la industria para evitar desarrollar soluciones personalizadas o invertir en otros productos.
6. SISCONT
Es un software contable, multiempresa, doble moneda; cuenta con módulos de tesorería, créditos y cobranzas, caja chica, unidades de negocio (centro de costos) y presupuestos. Agiliza y facilita el ingreso de documentos, cuenta con asistentes de una sola pantalla y un motor de base de datos para recibir documentos en línea desde cualquier sistema. Los informes son presentados en pantallas de consulta que facilitan su impresión o exportación en formato Excel. Una opción adicional a los informes gerenciales es la posibilidad de modificar, agregar y eliminar vouchers en cualquier mes, actualizando automáticamente la contabilidad y la gestión en línea. El Software contable financiero considerado el más fácil y rápido de usar para las Pymes, con más de 15 años de experiencia y miles de usuarios en Latinoamérica. Cuenta con representación en Chile y Colombia.
SISCONT: Es un sistema integral para el área contable y financiera, el cual actualiza al solo ingreso de un voucher (comprobante contable) todos los libros contables, así como los informes para la toma de decisiones; realiza el cálculo que solicite, es capaz de actualizar moneda extranjera y calcula la utilidad y pérdida generada por diferencia de cambio entre la provisión y cancelación de documentos. Todos sus procesos son realizados en línea, es decir, si es modificado un voucher en enero, otro usuario podría estar consultando diciembre y el balance se encuentra actualizado al momento.
Proceso de un Sistema de Información Contable
